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技术正在杀死您的生产力吗

2020-01-01 11:29:08   来源:

办公技术可以通过自动执行耗时的繁琐工作并减轻诸如管理预算和组织记录之类的人才转移任务来提高生产力。但是,同样的技术也可能会浪费时间,尤其是如果使用不当的话。

由于它的新颖性或因为这是他们多年来一直在使用的特定工具或应用程序,企业主常常过于依赖特定的工具或应用程序,而没有过多地考虑这是否使他们的公司和员工变得更有生产力。

以总部位于阿拉巴马州伯明翰的广播新闻监控公司Metro Monitor的联合创始人兼总裁Bryan Council为例。两年前,他重新评估了这家拥有18年历史的公司的技术流程。他所做的最大更改之一就是从使用Microsoft Office软件(如Word和Excel)切换到在线Google Docs应用程序。服务升级是自动进行的,基于Web的自动版本跟踪功能消除了员工在进行更改后传递文档或重命名文件的需求。

理事会说:“保守地讲,我估计(切换到Google文档后)每周可以节省大约三个小时的时间。”

我们向小企业主询问了哪些应用程序浪费了他们最大的时间。在这里,他们确定了前七名,并提供了如何提高效率的解决方案。

1.联系人管理应用程序

企业通常没有在一个集中式应用程序中存储客户联系信息。取而代之的是,员工携带着单独的联系人列表,这些联系人列表分布在众多应用程序中,例如Apple Address Book和流行的电子邮件服务,包括Microsoft Outlook和Google的Gmail。浪费时间去询问谁拥​​有相关的联系信息,或者更糟的是根本找不到信息。

解决方案:出于与他喜欢Google Docs相同的原因,市议会建议将联系人与Salesforce联机,该数据库可以由任何员工在任何地方访问,并具有记录有关客户交互的详细信息的字段。根据功能的不同,每位用户每月的价格从5美元到25美元不等。

2.社交媒体应用程序。

即使用于业务推广,如果人们跳到每条消息上或不断地拖延提及他们的公司或其他主题,人们仍会浪费时间使用Twitter,Facebook和LinkedIn等社交媒体应用程序。

解决方案:首先,不要使用Web浏览器监视社交媒体应用程序。总部位于旧金山的计算机咨询公司Forté的总裁Glenn Phillips说,活跃的社交网络人士应使用免费的仪表板应用程序,例如TweetDeck或Hootsuite。仪表板可汇总多个服务,以提供快速概览,并允许用户一次安排多个社交帖子。

还应考虑以规则的预定间隔检查消息。对于Twitter,市议会建议创建保存的搜索,以收集提及内容供以后阅读。他还建议您设置一个专门用于社交媒体的单独电子邮件帐户,这样您的更新就不会使您偏离重要的工作电子邮件。

3.电子邮件

如果没有适当地设置优先级,则检查和回复电子邮件可能会浪费时间,这是电子邮件警报软件制造商AWAYfind的创始人贾里德·高拉尼克(Jared Goralnick)警告。他说,人们通常以邮件到达的顺序而不是重要性的顺序来回复电子邮件。

解决方案:高拉尼克(Goralnick)建议将可能需要花费几分钟以上时间的非紧急电子邮件移到优先处理它们的任务列表中。如果您仍在使用Microsoft Outlook 2003,请升级到2007或2010版本,以提供更好,更快的搜索-无需进行仔细的归档。

4. Microsoft PowerPoint

两种极端情况可能会影响您和听众的工作效率:幻灯片上没有足够的信息可能会使您的演示文稿难以听懂,而太多的信息可能对您不利,而对其他人却难以理解。

解决方案:总部位于加利福尼亚州福斯特城的小型企业IT咨询公司All Covered的首席信息官Tim Crawford建议,尽量减少幻灯片上的信息,但要突出重点。他说,演讲的真正“内容”应该通过口头表达。如果需要额外的详细信息,则可以在以后提供一个选项作为讲义。

5. Instant Messengers

员工可以在包括AOL Instant Messenger和Google Chat的即时通讯工具上进行长时间的交流。与发短信一样,问题在于进行完整的对话通常比进行一系列对话摘要要快。

解决方案:保存即时消息以与远程办公室或不在耳边的员工进行通信。当您发送邮件时,请保持简单。如果对话需要来回多个消息,请尝试拨打电话。

6. Microsoft Access数据库

商业用户(例如律师)经常使用Access存储复杂案件所需的数千条记录。巴尔的摩律师事务所Shapiro Sher Guinot&Sandler的合伙人Bill McComas说,但是该软件起价为200美元,有局限性,并且在搜索数据库时可能会很慢。

解决方案:对于包含数千个文档的大型项目,请尝试使用结构化查询语言(SQL)数据库,例如Oracle的基于云的产品,该数据库是专为管理大量数据而设计的。入门级Oracle数据库XE是免费的。更高级的标准版一是每人每年$ 180。两者都需要经验丰富的数据库程序员来进行设置。

对于小型项目,请考虑使用Evernote。您可以在这个免费的应用程序中直接记笔记,以及拖放文档,PDF,电子表格甚至音频和视频文件。并且浏览器插件捕获网页。每月5美元的费用可将备份添加到云中,并具有其他搜索功能和文档版本跟踪功能。

7. Google Analytics(分析)Phillips说,

尽管Google Analytics(分析)是监视网站流量和趋势的有用,免费的工具,但它也可能使那些“固定”,不断检查企业网站的运行状况的人着迷。

解决方案:对于某些企业来说,Google的Web指标可能比其他企业更重要。菲利普斯说,除非您的公司是基于网络的,并且您的访问量是收入的直接函数,否则对于大多数公司而言,每两周检查一次此应用程序可能“足够”。